1. Til þess að hefja notkun þarf að sækja um aðgang að rafræna kerfinu og er það gert með því að senda tölvupóst með upplýsingum um nafn fyrirtækis og notenda (nafn og netfang). Einnig skal setja stimpil fyrirtækisins og undirskriftir notenda í sinn dálkinn hvorn í þessu pdf skjali og senda á ofangreint tölvupóstfang (skannað inn í pdf formi og í stærðinni A4).
2. Rafræna umsóknarkerfið má nálgast hér og þar skal skrá inn allar upplýsingar sem beðið er um í næsta skrefi.
3. Skrá inn allar upplýsingar um fyrirtækið í viðeigandi reiti. Hér þarf að vera búið að skanna inn stimpil fyrirtækisins í lit og hlaða inn.
4. Undir mínar stillingar (mynd af tannhjóli í efstu línu) er hægt að skrá inn marga notendendur innan sama fyrirtækis
5. Hver og einn notandi þarf að skanna inn undirskrift sína með bláu bleki og festa inni í Upload signature. Hér dugar svo kallað drag and drop, draga skjalið beint yfir í gráa gluggann
6. Þegar ofangreint er frágengið er hægt að hefja umsóknarferlið. Gott er að skrá sig út úr kerfinu eftir að stofnupplýsingar eru komnar inn og skrá sig inn aftur.

Umsóknarferli:

1. Innskráning í rafræna kerfið
2. Smella á hnappinn New application
3. Skrá í alla reiti sem merktir eru með rauðu X. Aðrir reitir eru merktir Optional og hér er valkvætt um útfyllingu. Hér er mikilvægt að þegar vörur eru skráðar inn þarf alltaf að smella á + merkið við vörulínuna til þess að bæta við línu. Ef um er að ræða mjög langa vörulýsingu má nota tvær línur eða fleiri fyrir eina vöru, þá eru upplýsingum um þyngd ofl aðeins settar inn á einn stað þó svo að línurnar sé margar.
4. Kerfið reiknar ekki saman þyngd í reitunum þar sem hægt er að velja um svo margar mismunandi þyngdareiningar sem þarf að handskrá inn á bakvið þyngdina sjálfa t.d 100 kg eða 100 lbs.
5. Þegar búið er að skrá inn allar upplýsingarnar í umsóknina er hægt að velja Create template from this application. Þetta getur verið góð leið fyrir þá sem eru oft að senda á sama viðtakanda. Þá vistast upplýsingarnar og næst þegar vottorð er búið til kemur vottorðið upp í fyrsta valglugganum Sniðmát/Templates. Engin takmörk eru á fjölda sniðmáta/templates
6. Hér þarf að hafa í huga að merkja við fjölda frumrita sem óskað er eftir auk þess sem hægt er að velja forgang/flýtimeðferð og útprentun hjá Viðskiptaráði Íslands, Print and pickup request. Þessum valmöguleikum fylgir sér verð sem nálgast má í verðskrá.
7. Ef fleiri en eitt frumrit er valið fær hvert frumrit sérstakt raðnúmer, það verða því aldrei tvö skirteini með sama númerið. En fylgigögn hvers og eins vottorðs eru með sama raðnúmeri og frumritið. Fylgigögn eru orðin að skylirði fyrir samþykki vottorða. Invoice/Reikningur þarf alltaf að fylgja með hverri umsókn sem fylgigagn, eins geta fylgt önnur gögn allt eftir því hvað viðtakandinn óskar eftir að hverju sinni. Við ítrekum að aðeins er greitt fyrir frumritið sjálft, ekki stimplun fylgigagna.
8. Þegar allar upplýsingar eru komnar í umsóknina er smellt á NEXT STEP. Þá er hægt að sjá pdf sýnishorn af vottorðinu. Þetta nýtist þeim sem þurfa að fá vottorðið samþykkt af móttakanda. Sýnishornið er merkt DRAFT. Þegar allt er samþykkt og klárt má senda inn umsóknina til Viðskiptaráðs Íslands sem áskilur sér 24 klst til þess að fara yfir umsóknina og fylgigögn áður en umsókn er samþykkt nema ef um forgang/flýtimeðferð er að ræða. Sjá verðskrá.
9. Þegar umsókn hefur verið samþykkt hjá Viðskiptaráði Íslands fær umsækjandi tölvupóst þess efnis og getur prentað hana út eða vistað pdf skjalið hjá sér.